5 ulike typer medarbeidersamtaler – og når du skal avholde dem

Medarbeidersamtaler kan føles vanskelige. Hvilken type medarbeidersamtale skal du avholde? Og når avholder du hver enkelt samtale? Samtidig er medarbeidersamtalen så utrolig viktig. Du har en dialog med dine medarbeidere, får deres feedback og får dem til å føle seg delaktige. Er du nysgjerrig på 5 typer medarbeidersamtaler som hjelper deg å skape et engasjert team? Les videre!

Hvordan en-til-en-samtaler hjelper deg å bygge en sunn organisasjon

En-til-en-samtaler er nødvendig for å oppnå en velfungerende arbeidsplass. Hvorfor det? Jo, i en undersøkelse av 2000 medarbeidere som ble publisert i Forbes fremkommer viktigheten veldig konkret. En-til-en-samtaler som avholdes annenhver uke reduserer risikoen for at mederbeiderne føler seg utbrente med hele 84 %. Men kun 51 % av medarbeiderne sier at arbeidsgiveren deres er god til å lytte. Samtidig, når bedriftene er aktive, tar i bruk ulike metoder og lytter ofte til medarbeiderne øker medarbeiderengasjementet med 1250 %. Utover dette sier 24 % av medarbeiderne at de vil forlate en arbeidsgiver som ikke gir tilstrekkelig feedback. På den andre siden sier 68 % av medarbeidere som får regelmessig og tilstrekkelig feedback at de er fornøyde med sin arbeidsplass. Ifølge en studie av Wakefield Research, vil flere enn halvparten av kontorarbeidere delta i prestasjonsavstemming minst en gang i måneden. 94 % foretrekker at lederen deres gir dem tilbakemelding der og da. Disse tallene viser hvor viktige en-til-en-samtaler er. Men hvordan avholder du slike samtaler på riktig måte? Les videre!

Hvor ofte skal du avholde en-til-en-samtaler?

Godt spørsmål! En stor feil mange bedrifter gjør er at de avholder bare én samtale i året. Siden kan man holde noen sporadiske en-til-en-samtaler i løpet av året, men det finnes ingen reell strategi som støtter opp om det. Årlige medarbeidersamtaler blir nemlig fort en vurdering av medarbeiderens prestasjon. Engasjementet og tilliten faller helt bort. Avhold i stedet kontinuerlige medarbeidersamtaler der du diskuterer medarbeidernes prestasjon, utviklingsmuligheter, mål og trivsel. En god tommelfingerregel er å avholde medarbeidersamtaler kvartalsvis med avstemninger ukentlig eller hver andre uke.

Hvordan skal dine en-til-en-samtaler være?

Du kan inkludere elementer fra ulike typer samtaler i dine kvartalsvise medarbeidersamtaler, slik som målstyring og utviklingssamtale. Siden vil du kanskje avholde en separat lønnssamtale og iblant diskutere på gruppenivå for å bygge et velsmurt maskineri. Under tar vi en titt på de ulike samtaletypene.

5 ulike typer medarbeidersamtaler

Hvilke er de fem ulike typene av medarbeidersamtaler? Jo, medarbeidersamtale, utviklingssamtale, målstyringssamtale, lønnssamtale og gruppeutviklingsmøte. Her er det du må vite om hver samtaletype.

1. Medarbeidersamtale – Et samlebegrep for ulike samtaler

Medarbeidersamtale, en-til-en mellom ledere og medarbeidere, benyttes som et samlebegrep for ulike typer medarbeidersamtaler. Tanken er at man snakker gjennom arbeidssituasjonen, for eksempel hvordan medarbeideren har det, hva de gjør bra og hva som kan forbedres samt hvordan ledelsen kan utvikles. Medarbeidersamtale krysser av flere punkter på listen. De fremmer hvordan medarbeideren har det, deres engasjement, trivsel, arbeidsglede og følelsen av tilhørighet. Samtidig bygger du en konstant dialog og gjør det mye enklere å lede. Og du har alltid kontroll på hva som skjer i organisasjonen.

2. Utviklingssamtale – Hjelp medarbeiderne til å nå sitt potensial

Utviklingssamtale er en samtale hvor målet er å hjelpe medarbeideren til å oppnå vekst, og samtidig få feedback tilbake fra medarbeideren.
Her er de ulike dialogene du kan holde i en utviklingssamtale:

Prestasjonsvurderinger

Tanken med prestasjonsvurderinger er å granske det siste kvartalet og reflektere over prestasjoner og læring. Noen av spørsmålene du kan stille er:

Hvilke resultater fra dette kvartalet er du mest stolt av? "Hvilke mål oppnådde du? Hvordan oppnådde du dem?”

Feedback fra medarbeidere

En annen viktig samtale er å be medarbeideren om oppriktig feedback som hjelper deg som leder til å forstå dine styrker og svakheter. Hvordan kan du gjøre kommunikasjonen bedre? Hva mener medarbeideren du som leder kan gjøre for å støtte dine medarbeidere? Et par av spørsmålene du kan stille er:

Hva kan jeg gjøre bedre for å hjelpe deg til å nå dine mål? "Hva trenger du fra meg for å lykkes?"

3. Målstyringssamtale – Diskuter og sett riktig mål

Målstyringssamtale handler om å diskutere mål og sette opp mål for medarbeidere, team og hele organisasjonen.
 Men hvorfor er målstyringssamtaler så viktige? Forskning publisert i Journal of Applied Psychology viser at medarbeidere som føler at jobben deres har en betydning for selskapets suksess presterer bedre. Takket være konkrete mål kan de se hensikten med og viktigheten av sitt arbeid. Vi hos Winningtemp anbefaler at deres organisasjon benytter seg av OKR- og SMART-målstyring. Effektive spørsmål å stille i en målstyringssamtale inkluderer:

Finnes det for øyeblikket noen flaskehalser som hindrer deg i å nå dine mål? "Hvilke andre ressurser trenger du?"

4. Lønnssamtale – Forhandle lønn og andre goder

Lønnssamtale er den fjerde typen medarbeidersamtale. Her gjelder det å snakke gjennom medarbeiderens utvikling og mål. Fokuset ligger hovedsaklig på prestasjon – ikke person. Hensikten er å gå gjennom medarbeiderens prestasjoner. Dere kommer gjerne frem til en lønn begge er fornøyd med. Om medarbeideren ikke er det, så forstår hen i alle fall hvordan du kom frem til viss sum. For å kunne sette en riktig lønn er det også veldig viktig at du regelmessig avholder utviklings- og målstyringssamtaler. Med Winningtemps avstemningsfunksjoner  blir det lett å samle all informasjon på ett sted.

5. Gruppeutviklingsmøter – Utvikling som et team

En medarbeidersamtaletype som ikke brukes like ofte er gruppeutviklingsmøte. Her handler det om å utvikles som et team i stedet for på individnivå. Teamet diskuterer hva som har gått bra og hva som kan forbedres, hvordan kommunikasjonen fungerer og hva som kan gjøres mer effektivt. Ettersom gruppeutviklingsmøter ikke er like personlige er det her ekstra viktig at du har kontroll på hvordan gruppen har det og føler seg. Et bra tips er å bruke Winningtemps temperaturmålinger, som viser hvordan medarbeiderne har det i sanntid.

6. Avstemninger

Avstemninger er en en-til-en-prosess du avholder ukentlig eller hver andre uke for å følge opp hvordan medarbeideren har det og presterer. Ved å arbeide med en ferdig mal for hvordan hver avstemning ser ut og automatisere møtene i kalenderen din sparer du masse tid og energi på møteplanlegging. Noen av spørsmålene du kan legge til i din avstemningsmal er:

Fortell om forrige uke. Hvordan var den? "Hva er dine planer for neste uke? Er det noe du ønsker å diskutere med meg?"

Hvordan legger du opp dine medarbeidersamtaler?

Sånn, nå vet du hvilke typer medarbeidersamtaler du kan avholde, hvor ofte du skal holde dem og hvorfor. Men hvordan bygger du effektivt opp en dialog? Hvordan stiller du gode spørsmål som gir gjennomtenkte svar? Last ned våre maler med ferdige spørsmål for medarbeidersamtaler for å lære hvilke spørsmål som leder medarbeidere til å sette opp riktige mål, nå sitt fulle potensial og føle seg engasjerte.

‍