Slutt med årlige medarbeidersamtaler - innfør bedre rutiner på avstemninger

Utviklingssamtaler, medarbeidersamtaler, tilbakemeldingssamtaler – et kjært barn har ofte mange navn.

Uansett forstår vi at formålet er det samme uavhengig av hvordan det blir kalt, nemlig å øke motivasjon, ytelse og velvære til våre medarbeidere.  

De fleste er nok enige om at årlige medarbeidersamtaler ikke er den optimale metoden for å oppnå den beste effekten. Er det på tide å slutte med de årlige prestasjonsevalueringene og i stedet fokusere på bedre rutiner for avstemninger?  

Få en kort gjennomgang av Winningtemp, legg inn informasjonen din så kontakter vi deg!

1. Agil eller smidig HR - akkurat det motsatte

Kjenner du til begrepet Agile HR? Dette har vært et trendy begrep som har vært på folks lepper siden året 2012. Agile HR er en metode som passer på at at alle prosesser og prosjekter utføres på en fleksibel og smidig måte. Grunnen til at tilnærmingen har vokst sterkt, er at organisasjoner må tilpasse seg en kompleks verden der kravene stadig endres. Det kan dermed slås fast at den klassiske medarbeidersamtalen er sterkt i strid med den smidige metoden:

• En smidig metode setter fokus på dynamiske mål, siden årlige mål fort går ut på dato.

• En smidig metode streber etter en god tilbakemeldingskultur. Årlig tilbakemeldinger er ikke nok til å skape engasjerte medarbeidere.
• En smidig metode går rettet mot et godt samarbeid og en sterk lagånd.  

Så vi kan nå spørre oss hvorfor årlige utviklingssamtaler fortsatt er så vanlig i mange organisasjoner?

2. Utvikling skjer i dialog på avstemninger

Alle vet at de beste samtalene finnes sted i en dialog, ikke i en monolog. Under en klassisk utviklingssamtale er det lederen som ofte stiller spørsmålene og dermed leder samtalen i en bestemt retning. Videre handler utviklingssamtalen i stor grad om evaluering, snarere enn utvikling, som ikke er en proaktiv måte å jobbe med medarbeidernes prestasjoner og velvære. Samtaler der lederen lytter og tar del i medarbeidernes hverdag er et mye bedre utgangspunkt.

3. Arbeidsmarkedet er smidig og fleksibelt

Tiden er over når organisasjoner ansetter personer som blir på arbeidsplassen gjennom hele sin yrkeskarriere. I dagens arbeidsmarked endres forholdene for hver dag som går, både fordi markedet endrer seg, men også fordi medarbeiderne er smidige. Når en ansatt forlater arbeidsplassen, øker personalomsetningen, noe som er både kostbart og belastende for det resterende personalet. Det er derfor av størst betydning at organisasjoner fokuserer på ansattes engasjement og kompetanseheving. Fra dette perspektivet bør lederen finne prosesser som belyser områder som medarbeidernes utviklingsideer, fremtidsvisjoner og mål.

4. Årlige tilbakemeldinger er ikke nok

Om litt over 5 år vil 75% av den globale arbeidsstyrken bestå av tusenårsgenerasjonen, ifølge en undersøkelse fra EY. Noe som kjennetegner generasjonen er at de er fleksible og smidige - hvis de ikke føler seg komfortable med arbeidsgiveren, ser de seg videre. Millennials ønsker å føle seg motiverte og leter etter et arbeidsmiljø der de blir verdsatt og bidrar til noe meningsfylt. De leter etter ledere som gir dem forutsetninger for å nå sitt fulle potensial og utvikle seg som individer. Å få tilbakemelding på en årlig utviklingssamtale vil ikke være nok. Derimot vil avstemninger som fokuserer på de ansattes styrker, drivkrefter og utviklingspotensial fungere bedre.

5. Mye kan skje på ett år

Akkurat som en god selger fanger informasjon om kundenes behov, fanger de beste lederne signaler fra sine medarbeidere. For å fange opp signaler er det nødvendig med hyppigere samtaleformer enn årlige utviklingssamtaler. Spesielt med tanke på at utfallet av en slik samtale risikerer å være utdatert måneden etter. I pågående avstemninger kan medarbeidere og ledere ha en dialog om hva som fungerer, og ikke fungerer. Videre får lederen muligheten til å fange opp signaler som indikerer utfordringer og andre problemer. For å oppsummere vil hyppige avstemninger belyse små ting som gnager på medarbeideren, slik at ballongen ikke blir så stor at den sprekker.  

Alternativer til årlige avstemninger

• Ha regelmessige avstemninger med medarbeidere på en ukentlig eller månedlig basis som fokuserer på en proaktiv dialog i stedet for en reaktiv oppsummering.
• Bruk temperaturmålinger i en transparent og automatisk prosess for å se nærmere på styrker og utviklingsområder for organisasjonen.
• Introduser gruppediskusjoner som belyser spørsmål som arbeidsmiljø, ledelse og engasjement.

• Arbeid strategisk med målstyring gjennom for eksempel OKR eller SMART målformulering.
• Gi medarbeidere muligheten til å drive sin egen kompetanseutvikling.

• Lag en bedriftskultur som er preget av åpenhet, ærlighet og hyggelig kommunikasjon.
• Sikre en sterk tilbakemeldingskultur der det oppmuntres til å gi tilbakemelding på daglig basis.
• Gi ledere arbeidsprosesser og verktøy som gir dem forutsetninger for å bli den beste versjonen av seg selv.  

Så hvordan går du videre med avstemninger nå?

Det årlige medarbeidersamtalen tilhører en gammel tradisjon som ikke oppfyller kravene våre. Årlige mål blir fort foreldet ettersom mye kan skje på ett år. Videre krever medarbeidere, ikke minst tusenårsgenerasjonen, løpende tilbakemeldinger for å opprettholde et høyt engasjement. Årlige utviklingssamtaler er ikke nok til å realisere Agil HR. Fokuser i stedet på regelmessige og individuelle avstemninger som tar sikte på dialog med et proaktivt fokus.

For å iverksette gode tiltak og prosesser, snakk med oss i Winningtemp om hvordan vi kan hjelpe deg!

‍