5 ting å tenke over før du investerer i HR-teknologi

Mange bedrifter investerer i digitale HR-systemer som de håper skal løse bedriftens utfordringer, eller sette fart på framgangen. Men dessverre er det vanlig at de har oversett det viktige forarbeidet før investeringen, og da er det stor risiko for at både tid og penger er brukt på feile systemer. Slik unngår du å komme i en uønsket situasjon som kan være vanskelig å komme ut av. 

‍

Men først – Hva er HR-teknologi? 

HR-teknologi kan avlaste en stor del av HR-personalet. Med dette systemet kan de fokusere på strategier, og arbeide med det som driver bedriften framover, istedenfor gjentakende administrative oppgaver. 

«HR-teknologi har blitt en passende samlingsbetegnelse for det som er mer komplekst. Det handler om hvordan du, med digital støtte, kan få hjelp med alt som omhandler HR og organisasjoner. Få oversikt over medarbeidere og prosesser, hvordan du kan lykkes med digital rekruttering og få hjelp med innføringen til dine nyansatte. Men det kan også hjelpe deg med oppgaver knyttet til lønn, hvordan du arbeider med HR-analyse, inkludert arbeid med HR-nøkkeldata for å få oversikt over tilstanden, og hvordan det står til med dine ansatte.» 

- Stefan Wikström, gründer av &Partner 

‍

5 ting å tenke over før du investerer i HR-teknologi 

1. Systemet må passe inn i dagens prosesser 

Vi har blitt vant til enkle, digitale løsninger i hverdagen vår, og på arbeidsplassen ønsker vi det samme. Det finnes en forventning om at det skal være mulig å utføre arbeidsoppgaver på distanse og når som helst. Derfor må flyten være smidig og lett gjenkjennelig. Selv om du beveger deg mellom ulike systemer, trenger du opplevelsen av å være i samme system. En slik løsning vil gjøre hverdagen enklere for medarbeideren, og arbeidet vil gå smidigere for seg. 

‍

2. Gjør en behovsanalyse 

Hva vil dere gjøre og hvorfor? Hvordan får dere med kollegaene, og hvordan ser prosessene ut i dag? Hvordan er arbeidsoppgavene fordelt? Hver av disse spørsmålene er viktige å besvare før dere investerer i tekniske system. Men alt for få organisasjoner stiller de i en tidlig fase. 

Det å ta sjansen på at dere velger rett system og at det kommer til å passe deres behov, kan senere vise seg å bli kostbart dersom beslutningen var feil. 

‍

3. Begynn med en liten investering 

Det å investere i et stort system, som senere viser seg ikke å være det beste for organisasjonen, kan bli kostbart. Avhengig av investeringen en har gjort og avtalen man har underskrevet, kan en ha sett seg selv i en ugunstig situasjon. 

Istedenfor å investere i en helhetsløsning så kan du begynne med å investere i et mindre system. Det kalles “Best of breed” og innebærer at du har et lederverktøy med ulike moduler, der du kan teste hva som fungerer best for dere. Da kan du komplettere senere med moduler som for eksempel chatboter eller automatiseringer, alt etter deres behov. 

‍

4. Anvend HR-teknologi på rett måte 

Husk på at en investering i teknologi, er et prosjekt som tar tid. IT har utvikles de siste årene gjennom å starte med metoder som for eksempel Kanban og sprint. Det er en prosess som har funnes i andre bransjer tidligere, men som nå stadig anvendes mer innen IT. HR er nødt til å gå en lignende vei, for å nyttiggjøre HR-teknologi på den beste måten. 

Oppnevn en ledergruppe for å ta effektive beslutninger. Det kommer til å være nødvendig under prosjektets gang. Slik kan dere gjennomføre en effektiv lansering og endringsreise, og ivareta deres viktige investering. 

‍

5. Ansett en ekspert 

En av de største bremseklossene er når HR-sjefen kommer med følgende utsagn: “Dette får jeg ikke til”. Det er helt i orden, men istedenfor å ta unødvendige sjanser og gjøre alt selv, kan dere leie inn en med rett ekspertise. En ekspert på HR og teknologi, og som kan bidra med å maksimere effektiviteten av deres nye system. 

‍