Verktøy for å beholde medarbeidere: hva de løser, og hva de ikke kan

Å erstatte en medarbeider på inngangs- eller mellomnivå koster mellom 30 % og 150 % av årslønnen når rekruttering, opplæring og tapt produktivitet regnes med. For toppledere kan tallet komme opp i 400 %. Slike tall forklarer hvorfor verktøy for å beholde medarbeidere er blitt en kategori mange søker etter, og hvorfor den tiltrekker seg leverandører med påstander som fortjener en kritisk gjennomgang.

Denne guiden gir et ærlig bilde av hva slike verktøy faktisk gjør, hva de ikke kan løse, og hvordan du vurderer et verktøy før du skriver under på noe. Den er skrevet for HR-ledere som vil ha en brukbar kortliste, ikke en salgspresentasjon.

Hva er et verktøy for å beholde medarbeidere?

Verktøy for å beholde medarbeidere (employee retention software) er en kategori løsninger som kontinuerlig samler inn signaler om hvordan medarbeiderne har det, gjennom pulsundersøkelser, eNPS, sluttsamtaler, «bli-samtaler» og atferdsmønstre, og analyserer dem for å varsle om turnoverrisiko tidlig nok til at lederne kan handle.

I praksis overlapper kategorien i stor grad med plattformer for medarbeiderengasjement. Det er ikke tilfeldig: de sterkeste indikatorene på om noen blir, er engasjementssignaler. Forskning basert på data fra Winningtemps egen plattform viser at medarbeidere med lav jobbtilfredshet har 88 % større sannsynlighet for å slutte, og at de som sier at de ikke har det gøy på jobben, har 75 % større sannsynlighet for å slutte.

Mekanikken varierer fra leverandør til leverandør, men de fleste verktøy kombinerer noe av dette:

• Kontinuerlig lytting: korte, hyppige pulsundersøkelser i stedet for ett årlig spørreskjema
• Risikoanalyse: modeller som identifiserer team eller segmenter der engasjementet er på vei ned
• Måling av eNPS og tilfredshet: standardiserte mål du kan følge over tid og sammenligne på tvers av enheter
• Sluttsamtaler og «bli-samtaler»: strukturert kvalitativ innsikt i hvorfor folk slutter, eller nesten slutter
• Dashbord for ledere: slik at den som står nærmest problemet ser signalet, ikke bare HR

Hva verktøyene faktisk fanger opp

Det ærlige svaret: mønstre, ikke sikkerheter. Ingen verktøy kan fortelle deg at en navngitt person kommer til å si opp på en bestemt dato. Det et godt verktøy kan gjøre, er å synliggjøre tidlige tegn på lavere engasjement, de målbare forløperne som forskning gang på gang kobler til frivillig turnover.

Tillit til ledere og toppledelse

Winningtemps forskning viser at medarbeidere som tviler på lederens åpenhet og ærlighet, har 75 % større sannsynlighet for å slutte, og at de som tviler på toppledelsens motiver, har 81 % større sannsynlighet for å slutte. Det er akkurat slike signaler som dukker opp i anonyme pulsdata lenge før oppsigelsen kommer, forutsatt at medarbeiderne stoler nok på anonymiteten til å svare ærlig.

Fallende trender i tilfredshet og forpliktelse

Én lav score betyr lite. En nedadgående trend over tre måneder i et teams tilfredshet eller forpliktelse betyr mye. Verktøyet gjør nytten sin ved å synliggjøre slike trender tidlig, når løsningen er en samtale og ikke et motbud. Vi har skrevet en mer utfyllende guide om å forstå og redusere personalomsetning som går gjennom hvilke dimensjoner du bør følge.

Risiko hos dem som virker fornøyde

Noen av de dyreste avgangene kommer fra medarbeidere som virker tilfredse. Engasjerte folk kan også slutte når utviklingen stopper opp eller arbeidsmengden kryper oppover, et mønster vi har sett nærmere på i hvorfor medarbeidere slutter, til tross for at de faktisk trives på jobben. Kontinuerlig måling fanger opp slike tilfeller langt mer pålitelig enn en årlig undersøkelse, fordi risikovinduet ofte er kortere enn ett år.

Hva verktøyene ikke kan løse

Dette er delen de fleste leverandørsider hopper over. Å kjøpe et verktøy løser ikke et turnoverproblem alene, for verktøyet bare oppdager, det er fortsatt mennesker som må handle. Tre begrensninger betyr mest.

Det kan ikke kompensere for lønn som ikke er konkurransedyktig

I en undersøkelse som er sitert i vår turnover-forskning, oppga 63 % av dem som sluttet, lav lønn som hovedårsak. Hvis lønningene faktisk ligger under markedet, endrer ikke et dashbord på det. Det verktøyet kan gjøre, er å bekrefte om lønn faktisk er årsaken hos dere, eller om det er det sosialt aksepterte svaret som skjuler et ledelsesproblem.

Det kan ikke fikse en dårlig leder

Dataene kan vise deg hvilke team som har stupende tillitsscore. De kan ikke veilede lederen, omorganisere teamet eller ta en vanskelig personalbeslutning. Siden tillit til lederen henger så sterkt sammen med å slutte (tallene på 75 % og 81 % over), er verktøyet bare så verdifullt som viljen din til å handle på ubehagelige funn.

Det kan ikke erstatte karriereutvikling

Ifølge LinkedIns Workforce Learning Report sier 94 % av medarbeiderne at de ville blitt lenger i et selskap som investerte i karriereutviklingen deres. Et verktøy kan vise hvor utviklingssamtalene ikke skjer. Å bygge utviklingsløpene er fortsatt lederarbeid.

Slik velger du verktøy for å beholde medarbeidere: en sjekkliste

Markedet i denne kategorien er ujevnt. Noen av treffene på søkeordet er utdaterte nisjeleverandører eller sider som har skiftet navn og forsvunnet. Bruk denne sjekklisten for å skille substans fra påstander.

1. Spør hvordan turnoverrisikoen faktisk beregnes. Hvis en leverandør hevder en bestemt suksessrate eller garanterer resultater, be om metode og utvalg. Påstander som «94 % av all turnover kan forebygges» sirkulerer i dette markedet uten oppgitt kilde. Se på presisjon uten kilde som et faresignal, ikke en trygghet.
2. Sjekk forskningen bak spørsmålene. Spørsmålene bør kunne knyttes til forskningsbaserte drivere for å bli værende, som jobbtilfredshet, forpliktelse, teamånd og medvirkning, ikke en generisk spørsmålsbank.
3. Test anonymitetsmodellen. Medarbeidere deler bare ærlige signaler om ledere og lønn hvis anonymiteten er troverdig og tydelig forklart. Spør hvordan små grupper beskyttes.
4. Se på målefrekvensen. Årlige undersøkelser avdekker fjorårets problemer. Risikoen for at folk slutter beveger seg raskere enn som så, så velg kontinuerlig eller pulsbasert måling med trendanalyse.
5. Vurder lederopplevelsen, ikke bare HR-visningen. Hvis innsikten ligger i et HR-dashbord som linjelederne aldri åpner, skjer det ingenting. Verktøyet bør gi signaler på teamnivå og forslag til tiltak til dem som faktisk kan handle.
6. Krev målinger som kan følges og sammenlignes. eNPS og tilfredshetsscore er bare nyttige hvis du kan sammenligne dem over tid og på tvers av team.
7. Spør hva som skjer etter signalet. Å oppdage uten å støtte handling er et svært dyrt termometer. Se etter strukturert oppfølging: tiltaksplaner, samtalestøtte og en måte å kontrollere om tiltakene virket.
8. Insister på åpne priser og en realistisk pilot. Flere leverandører i denne kategorien oppgir ingen priser i det hele tatt. En tidsavgrenset pilot med avtalte suksessmål beskytter deg uansett utfall.

Frittstående verktøy eller engasjementsplattform?

Du kommer til å møte to typer løsninger. Frittstående verktøy konsentrerer seg snevert om analyse av sluttsamtaler og scoring av turnoverrisiko. Engasjementsplattformer ser på det å beholde medarbeidere som et resultat av kontinuerlig lytting og tiltak fra ledere.

De smale verktøyene kan være nyttige for å finne ut hvorfor folk allerede har sluttet. Men når sluttsamtalen finner sted, er kostnaden, de 30–150 % av lønnen, allerede påløpt. I perioden LinkedIns Global Talent Trends-rapport omtalte som «the Big Resignation», økte global turnover med rundt 20 %; de organisasjonene som kom best gjennom det, lyttet kontinuerlig i stedet for å gjøre obduksjoner i etterkant.

Vårt syn, helt åpent: å beholde medarbeidere er ikke en egen disiplin, atskilt fra engasjement. Signalene som forutsier at folk slutter (tilfredshet, tillit, forpliktelse, medvirkning) er engasjementssignaler. Hvis du er usikker på hvor risikoen ligger hos dere i dag, er våre korte spørsmål som avslører hvorfor medarbeidere slutter et nyttig utgangspunkt før du vurderer noe verktøy.

Å gjøre mandag morgen

Du trenger ikke en signert kontrakt for å begynne. Her er en praktisk rekkefølge:

1. Regn ut hva turnover koster dere i dag. Gang fjorårets frivillige avganger med forsiktige 30 % av gjennomsnittslønnen. Det blir utgangspunktet for businesscaset.
2. List opp de tre årsakene dere mistenker mest, som lønn, ledere, utvikling eller arbeidsmengde, og noter hvilke et verktøy faktisk kan bekrefte, og hvilke som krever lederbeslutninger uansett.
3. Skriv vurderingskriteriene ut fra sjekklisten over før du snakker med noen leverandør, slik at demoene svarer på dine spørsmål og ikke deres.
4. Lag en kortliste på to eller tre verktøy og be hver leverandør om dokumentasjon for de store påstandene. Hvordan de svarer, forteller deg like mye som selve produktet.
5. Bli enige internt om hvem som handler på dataene. Hvis lederne ikke vil eie oppfølgingen på teamnivå, må det spørsmålet løses først. Det avgjør avkastningen av ethvert verktøy du kjøper.

Et verktøy for å beholde medarbeidere er verdt å kjøpe når du behandler det som et tidlig varslingssystem koblet til en kultur for handling. Kjøp oppdagelsen, men sett også av motet til å handle på det den finner.