Spørsmål til medarbeidersamtalen: 40+ spørsmål og eksempler for bedre samtaler

En-til-en-samtaler annenhver uke reduserer risikoen for utbrenthet med 84 %, ifølge en Forbes-undersøkelse blant 20 000 ansatte. Likevel gjennomføres medarbeidersamtalen, den formelle samtalen mellom leder og medarbeider, i mange organisasjoner fortsatt én gang i året, etter en mal ingen har sett på siden sist. Gapet mellom disse to virkelighetene er der engasjementet stille lekker ut.

Kvaliteten på en medarbeidersamtale avhenger av spørsmålene du stiller, og hvor godt forberedt begge parter er. Denne artikkelen gir deg en praktisk spørsmålsbank: over 40 konkrete spørsmål sortert etter samtaletype, et eksempel på hvordan en god dialog høres ut, og en sjekkliste for forberedelse for både leder og medarbeider.

Hva er en medarbeidersamtale, og hvorfor spørsmålene betyr noe

En medarbeidersamtale er en strukturert, tilbakevendende en-til-en-samtale mellom leder og medarbeider, som dekker arbeidssituasjonen, trivsel, prestasjoner, utvikling og hva medarbeideren trenger fra lederen sin. Det er ikke en statusoppdatering på oppgaver, og det er ikke en lønnsforhandling, det er egne samtaler med egne regler.

Forskningen som viser verdien av å gjennomføre disse samtalene godt, og ofte, er entydig. Ifølge forskningen oppsummert i vår guide til de ulike typene medarbeidersamtaler:

• Bare 51 % av ansatte sier at arbeidsgiveren lytter godt til dem.
• 24 % av ansatte ville forlatt en arbeidsgiver som ikke gir dem nok tilbakemeldinger.
• 68 % av ansatte som får jevnlige tilbakemeldinger, sier de er fornøyde med arbeidsplassen sin.
• 94 % av ansatte foretrekker tilbakemeldinger i sanntid fra lederen sin, ifølge en studie fra Wakefield Research, og over halvparten av kontoransatte ønsker prestasjonssamtaler minst én gang i måneden.

Med andre ord: det årlige ritualet er i utakt med hva medarbeiderne faktisk ønsker. En bedre rytme er formelle samtaler hvert kvartal pluss en kort avstemming hver eller annenhver uke. Spørsmålsbanken nedenfor dekker begge deler.

Før samtalen: en sjekkliste for forberedelse

En medarbeidersamtale lykkes eller mislykkes før den starter. Begge parter bør forberede seg, og begge bør kjenne agendaen på forhånd. Vi går grundigere inn på forberedelser i vår artikkel om å forberede seg til medarbeidersamtalen, men her er kortversjonen.

For lederen

1. Book samtalen minst en uke i forveien og del temaene du vil ta opp. Overraskelser dreper ærlighet.
2. Gå gjennom hva dere ble enige om sist. Ingenting signaliserer «dette betyr ingenting» som glemte forpliktelser.
3. Se på dataene du har, resultater fra medarbeiderundersøkelser eller pulsmålinger, fremdrift på mål, ferske tilbakemeldinger, slik at samtalen starter fra fakta, ikke hukommelse.
4. Velg fem til åtte spørsmål fra banken nedenfor. Dybde slår bredde.
5. Planlegg å bruke mesteparten av samtalen på å lytte, ikke snakke. Samtalen tilhører medarbeideren.

For medarbeideren

1. Skriv ned to eller tre ting som har gått bra siden sist, og hvorfor.
2. Noter én ting som gjør jobben vanskeligere enn den trenger å være.
3. Tenk over hvor du vil være om ett til to år, selv en grov retning hjelper.
4. Forbered én tilbakemelding til lederen din. Gode ledere ber om det; gode medarbeidere tar det med uansett.

Spørsmål til medarbeidersamtalen: 40+ spørsmål etter samtaletype

Ulike samtaler krever ulike spørsmål. Nedenfor er banken sortert etter de fire temaene de fleste medarbeidersamtaler dekker: utvikling, mål, trivsel og karriere, pluss den korte, tilbakevendende avstemmingen.

Utviklingssamtalen, utvikling og prestasjon (10 spørsmål)

• Hvilke resultater fra det siste kvartalet er du mest stolt av, og hvorfor?
• Hvilke mål nådde du, og hvilke nådde du ikke? Hva gjorde forskjellen?
• Hva har vært din største lærdom siden sist vi snakket?
• Hvor føler du at du vokser raskest akkurat nå?
• Hvilke deler av rollen din føles for enkle? Hvilke føles for vanskelige?
• Hvilken ferdighet ville utgjort størst forskjell i jobben din hvis du utviklet den i år?
• Hva slags tilbakemeldinger får du for lite av?
• Hva kan jeg gjøre bedre som din leder for å hjelpe deg å nå målene dine?
• Hva trenger du fra meg som du ikke får i dag?
• Hvis du kunne endre én ting ved måten vi jobber sammen på, hva ville det vært?

Merk deg de tre siste: å be om tilbakemelding på egen ledelse er ikke valgfritt. Forskning omtalt i vår guide til samtaletyper viser at medarbeiderengasjement øker dramatisk, med så mye som 1 250 %, når organisasjoner bruker metoder for aktiv lytting, og lytting starter med at lederen inviterer til kritikk.

Målsamtalen, mål og retning (8 spørsmål)

• Forstår du hvordan målene dine henger sammen med teamets og organisasjonens mål? Hvor er koblingen uklar?
• Hvilket av dine nåværende mål føles mest meningsfullt for deg? Hvilket føles minst?
• Hvilke flaskehalser hindrer deg i å nå målene dine?
• Hvilke ressurser, verktøy eller beslutninger trenger du som du ikke har?
• Hvis vi bare kunne oppnå ett av målene dine dette kvartalet, hvilket burde det være?
• Hvordan ville «å overgå forventningene» sett ut i din rolle, med dine egne ord?
• Hvilke av målene dine bør vi justere, gitt hva som har endret seg siden vi satte dem?
• Hvordan vil vi begge vite, helt konkret, at du har lykkes?

Forskning publisert i Journal of Applied Psychology, referert i vår guide, viser at medarbeidere presterer bedre når de forstår betydningen av arbeidet sitt, derfor betyr de to første spørsmålene på denne listen mer enn selve målet.

Trivselssamtalen, trivsel og arbeidsmiljø (10 spørsmål)

• På en skala fra én til ti, hvordan har du det på jobb akkurat nå? Hva ville løftet det tallet ett poeng?
• Hva gir deg energi i jobben for tiden? Hva tapper deg?
• Hvordan er arbeidsbelastningen din, bærekraftig, stram, eller for mye? Hvor lenge har det vært sånn?
• Når følte du deg sist genuint stolt på jobb?
• Er det noe i teamdynamikken som gjør jobben din vanskeligere?
• Føler du at du kan ta opp problemer åpent her? Hva ville gjort det enklere?
• Hvor godt passer jobben med resten av livet ditt akkurat nå?
• Er det noe som skjer utenfor jobben som du ønsker at jeg skal vite om?
• Hva er én ting jeg kanskje ikke vet, men sannsynligvis burde vite?
• Hva snakker vi ikke om som vi burde snakke om?

Karrieresamtalen, karriere og fremtid (8 spørsmål)

• Hvor vil du være om to år, rolle, ansvar eller type arbeid?
• Hvilke deler av jobben din i dag vil du ha mer av? Hvilke mindre?
• Er det noen i organisasjonen hvis rolle eller karrierevei interesserer deg?
• Hvilken erfaring mangler du for å ta neste steg?
• Vil du helst gå dypere i fagfeltet ditt eller få bredere ansvar?
• Hva ville fått deg til å bli her de neste tre årene? Hva kunne fått deg til å slutte?
• Er det et prosjekt eller oppdrag du gjerne skulle prøvd deg på, selv utenfor rollen din?
• Hva bør vi gjøre de neste seks månedene for å flytte deg mot dit du vil?

Avstemmingen, den tilbakevendende korte samtalen (5 spørsmål)

• Fortell om forrige uke, hva skiller seg ut?
• Hva er prioriteringene dine for den kommende uken?
• Er det noe som blokkerer deg som jeg kan fjerne?
• Hvordan har du det, helt ærlig?
• Er det noe du vil sette på agendaen til vår neste lengre samtale?

Eksempel på medarbeidersamtale: hvordan en god dialog høres ut

Spørsmålene er bare halve håndverket; oppfølgingen er den andre halvparten. Sammenlign en typisk dialog med en bedre en. Den svake versjonen: «Hvordan er arbeidsbelastningen din?», «Fin, litt travelt.», «Bra, la oss gå videre.» Ingenting ble lært. Den sterkere versjonen graver ett nivå dypere:

Leder: Hvordan er arbeidsbelastningen din, bærekraftig, stram, eller for mye? Medarbeider: Stram, men håndterbar. Leder: Hvor lenge har den vært stram? Medarbeider: Siden mars, ærlig talt. Leder: Hva er den ene tingen som, hvis vi fjernet den, ville gjort størst forskjell? Medarbeider: Ukesrapporteringen. Den tar en halv dag, og jeg er ikke sikker på at noen leser den. Leder: La meg finne ut hvem som faktisk bruker den. Hvis ingen gjør det, kutter vi den. Jeg kommer tilbake til deg innen fredag.

Tre oppfølgingsspørsmål, én konkret forpliktelse, én frist. Det er dette som gjør en samtale om til endring, og det er derfor hver medarbeidersamtale bør avsluttes med det samme spørsmålet: «Hva har vi blitt enige om, og hvem gjør hva innen når?»

Én årlig samtale er ikke nok

Selv en strålende årlig medarbeidersamtale kan ikke kompensere for elleve stille måneder. Problemer med arbeidsbelastning, friksjon i teamet eller motivasjon bygger seg opp over uker, ikke år, og innen den årlige samtalen kommer, kan medarbeideren allerede være halvveis ut døra. Det er poenget vi gjør i hvorfor årlige utviklingssamtaler bør erstattes med jevnlige avstemminger.

Den praktiske modellen er lagdelt:

1. Kontinuerlig lytting: korte, hyppige pulsmålinger som viser hvordan hvert team faktisk har det mellom samtalene.
2. Avstemminger annenhver uke: en kort, fokusert samtale med de fem avstemmingsspørsmålene ovenfor.
3. Kvartalsvise medarbeidersamtaler: en dypere samtale som bygger på spørsmålene om utvikling, mål, trivsel og karriere.

Pulsdata og samtaler forsterker hverandre. Hvis temperaturen på arbeidsbelastning synker i måledataene, vet lederen at neste avstemming bør åpne med trivselsspørsmålene, i stedet for å oppdage problemet måneder senere. Det er her en plattform som Winningtemp hjelper: ikke ved å erstatte samtalen, men ved å fortelle ledere hvilken samtale de bør ta, med hvem, og når.

Hva du gjør mandag morgen

• Velg rytmen din: kvartalsvis medarbeidersamtale pluss avstemming annenhver uke. Legg de neste tre i kalenderen i dag.
• Velg fem til åtte spørsmål fra banken ovenfor til din neste samtale, og send temaene til medarbeideren på forhånd.
• Be om tilbakemelding på deg selv i hver samtale, «hva kan jeg gjøre bedre for å hjelpe deg å lykkes?» er det mest verdifulle spørsmålet på denne siden.
• Avslutt med forpliktelser: hva ble avtalt, hvem gjør hva, innen når. Gå gjennom dem i starten av neste samtale.
• Legg til kontinuerlig lytting slik at dataene mellom samtalene forteller deg hvor du bør fokusere, for medarbeidersamtalen bør bekrefte det du allerede aner, ikke overraske deg.