Medarbeiderundersøkelser: den komplette guiden

En medarbeiderundersøkelse er kort sagt en spørreundersøkelse som utføres for å få anonyme tilbakemeldinger, og for å evaluere humøret og uromomenter hos de ansatte. Dette gjøres med et mål om å forbedre arbeidssituasjonen og øke trivselen til de ansatte.

Spørsmålene formuleres på en måte som oppfordrer de ansatte til å dele sine personlige synspunkter (både positive og negative) om deres arbeidssituasjon, og hvilke faktorer som påvirker trivselen og lojaliteten deres. Spørreundersøkelsen hjelper oss å skape et tydeligere bilde av den generelle stemningen blant de ansatte, og kan også brukes til å identifisere spesifikke mangler og problemer. 

Medarbeiderundersøkelser har lenge vært et sentralt lederverktøy for HR. Men med raskt skiftende forventninger til transparens, personlig utvikling og en mer tilrettelagt hverdag for de ansatte, har disse spørreundersøkelsene blitt viktigere enn noen gang for at man skal kunne skape en attraktiv organisasjonskultur som sikrer bedriftens suksess. 

I denne artikkelen vil vi gå igjennom: 

- Hvorfor organisasjoner bør investere i medarbeiderundersøkelser

- Ulike typer medarbeiderundersøkelser, og hva som er den mest effektive metoden for å samle inn informasjon i sanntid

- Hvordan den perfekte medarbeiderundersøkelsen ser ut

- Hva du gjør med resultatene fra medarbeiderundersøkelsen

- Hvordan du gjør undersøkelsene til en suksess

Hva er hensikten med en medarbeiderundersøkelse?

Det er ikke uvanlig at ledelsen kvier seg for å innføre selskapsdekkende systemer som styrker tilbakemeldingskulturen. Likevel vil fordelene disse undersøkelsene bringer lett utkonkurrere uromomentene eller problemene som eventuelt kan oppstå. Det er mange grunner til at medarbeiderundersøkelser er viktige. Vi har løftet frem noen nøkkelargumenter nedenfor:

1. Gi dine ansatte en stemme til å ytre seg

Spørreundersøkelser gir de ansatte en mulighet til å ta opp problemer, forslag og ideer, og gir deg de dataene du trenger for å ta velinformerte valg. Det er 4,6 ganger mer sannsynlig at ansatte som føler at de blir lyttet til vil føle at de har muligheten til å yte sitt beste på jobb. (Kilde)

2. Bidra til å redusere personalomsetning

Kampen om talentene blir mer og mer intens. En godt utformet spørreundersøkelse kan gjøre at du slipper å måtte gå inn i denne kampen igjen. Dette er fordi spørreundersøkelsen vil gi deg et mer tydelig bilde av hvorfor folk forlater bedriften din.

3. Kartlegg den enkelte ansattes reise

Spørreundersøkelser vil gi deg et detaljert bilde av de ansattes tid hos selskapet, og gjør at du kan identifisere risikomomenter og ting som kan forbedres. Hvordan kan onboarding-fasen forbedres? Føler de ansatte seg ekskluderte fra prosessene rundt store avgjørelser? Føler de at de har nok støtte til å utvikle seg karrieremessig?

4. Følg selskapets visjon

Det er viktig å forstå hvorvidt de ansatte har et tydelig bilde av selskapets overordnede visjon, og om målene deres er i tråd med selskapets mål.

5. Skap et sunt arbeidsmiljø

En god engasjementundersøkelse vil bidra til at de ansatte tenker kritisk rundt arbeidsvilkårene sine, og vil gi god innsikt i hva som funker, og hva som må justeres. Det vil også skape et trygt rom hvor man kan ha åpne medarbeidersamtaler om viktige temaer, som for eksempel problemer knyttet til mental helse, isolasjon og meningen og hensikten med arbeidet sitt. Hvis disse tilbakemeldingene følges opp på riktig måte, kan organisasjonen bruke dem til å skape et sunt og åpent arbeidsmiljø. 

6. Forbedre trivselen og engasjementet til de ansatte

Ansatte som føler at innsatsen deres blir verdsatt, og at de blir lyttet til, vil føle seg mer investerte i – og fornøyde med arbeidssituasjonen sin. De vil være ivrige etter å få igjennom endringer, og mer motiverte til å arbeide for at organisasjonen skal lykkes. 

7. Gjør organisasjonen mer profitabel, og forbedre kundeopplevelsen

I USA utgjør uengasjerte ansatte en samlet utgift på 450–550 milliarder dollar for amerikanske selskaper hvert år. Uten regelmessige engasjementundersøkelser og oppfølgning, er det nesten umulig å gjenkjenne tegnene på et manglende medarbeiderengasjement. Da blir det vanskelig å gjøre noe med det før det manglende engasjementet utvikler seg til å bli apati.

Ifølge disse tallene fra Gallup, vil man i selskaper som har en høyere grad av medarbeiderengasjement sammenlignet med selskaper med mindre engasjerte ansatte, se at engasjerte medarbeidere øker produktiviteten med 17 %, kundevurderingen med 10 %, salg med 20 % og profitabilitet med 21 %. Samtidig reduseres fraværet med 41 %. De er i tillegg mer opptatt av kvalitet, og har et bedre forhold til kundene. En studie fra Forrester and SAP Concur viste at de selskapene som hadde de mest engasjerte medarbeiderne også hadde kundevurderinger som var 81% høyere enn gjennomsnittet, samt halvparten så høy personalomsetning som gjennomsnittet.. 

Hvilke typer medarbeiderundersøkelser finnes det?

Medarbeiderundersøkelser finnes i flere ulike former. De kan måle alt fra hvor effektiv onboarding-fasen er, til hvordan de ansatte ser på ledelsen i en organisasjon. Disse undersøkelsene kan samle inn numerisk data (kvantitativt) eller beskrivende fritekst (kvalitativt) – eller en blanding av begge. 

Nedenfor har vi fremhevet noen vanlige former for medarbeiderundersøkelser: 

1. Trivselsundersøkelser samler inn medarbeidernes opplevelse av organisasjonen, deres arbeidssituasjon, lønn og frynsegoder, arbeidsmengde, forhold i og mellom avdelinger, karriereplaner osv.

2. Erfaringsundersøkelser oppfordrer de ansatte til å dele hvilke erfaringer de har hatt med selskapet i løpet av tiden deres i organisasjonen. Dette kan typisk omfatte preboarding, onboarding og offboarding.

3. Engasjementundersøkelser måler de ansattes motivasjon, lidenskap og interesse for å hjelpe organisasjonen med å nå målet sitt. Dette vil hjelpe ledelsen med å vurdere hvor engasjerte de ansatte er, og om ledelsen har lykkes i å skape et sunt arbeidsmiljø for de ansatte.

4. Tilbakemeldingsundersøkelser utformes for å samle ærlige og produktive tilbakemeldinger fra både ansatte og ledelsen, for å muliggjøre personlig utvikling. De vanligste spørreundersøkelsene er tilbakemeldinger til ledelsen (nedenfra og opp), ledelsesundersøkelser og utviklingsundersøkelser (dette skaper en full sirkel av tilbakemeldinger). 

Hvordan utfører man en medarbeiderundersøkelse?

Det er mange måter å utføre en effektiv undersøkelse på. Men før du planlegger de konkrete detaljene, må du finne ut hva som er den overordnede hensikten med undersøkelsen. Spørreundersøkelser kan fort ende med å bli både tidkrevende og overveldende hvis du ikke har lagt en plan på forhånd. Enda viktigere er det at du har ledelsen med på laget.

6 faktorer å tenke på før du går i gang med en medarbeiderundersøkelse:

1. Hva er målet med spørreundersøkelsen? Hva håper du å oppnå med resultatene fra spørreundersøkelsen? Hvilke aspekter er viktige for deg og organisasjonen?

2. Utform spørsmålene på en måte som oppfordrer til gjennomtenkte svar. Prøv å unngå spørsmål som er for vage, åpne eller vanskelige å svare på. Til og med hvor lang spørreundersøkelsen er, har mye å si. Prøv å holde undersøkelsen kort og spørsmålene relevante.

3. Involver alle i avgjørelsesprosessen. Kommuniser hensikten, fordelene og oppfølgingsplanen. Dette vil bidra til en høyere svarprosent.

4. Opprett et program for å trene ledelsen. De vil både trenge å vite hvordan de skal bruke resultatene, og hvordan de kan oppmuntre teamet sitt til å delta i undersøkelsen. 

5. Forsikre deg om at spørreundersøkelsene faktisk er helt anonyme. Inkluder skjemabokser (f.eks. med kjønn, plassering på kontoret osv.) som vil hjelpe deg med å segmentere dataene senere, uten at det går ut over deltagerens anonymitet. Sørg for at svarene forblir konfidensielle hvis du utfører en 1:1-undersøkelse. Informer de ansatte om stegene som tas for å gjøre undersøkelsene anonyme.

6. Forbered en kommunikasjonsplan for hvordan resultatene skal presenteres, og takk de ansatte for at de deltok. 

Hvilken undersøkelse er den rette for bedriften din?

1:1-intervjuer

•        Gir detaljerte tilbakemeldinger på spesifikke spørsmål

•        Bidrar til at HR-avdelingen kan møte hver enkelt ansatt på et personlig nivå

•        Dyrt å gjennomføre

•        Passer ikke for bedrifter som har over 20 ansatte

•        Kan være utsatt for «bekreftelsesfellen»

•        Vanskelig å se mønstre i dataene

‍

Uavhengige undersøkelsesverktøy

•        Lett å sette opp

•        Lett å skalere

•        Kan være kostnadseffektivt

•        Mangler de innebygde funksjonene du får med et HR-verktøy

•        Mangler funksjonalitet for å sikre anonymitet og de ansattes privatliv

•        Vanskeligere å tolke dataene

•        Gir ikke innsikt eller handlingsplaner

‍

Plattformer for medarbeiderengasjement

•          Innebygde spørreundersøkelser gjør at du kan sørge for at du faktisk måler de faktorene som påvirker de ansattes trivsel mest

•        Helt automatisk

•        Gir databaserte innsikter i sanntid

•        Kan bygges inn i eksisterende HR-systemer

•        Interaktive dashbord gjør det lett å visualisere dataene

•        Anonymt og i tråd med GDPR

•         Oppstartsummen kan gjøre det krevende å få gjennomslag hos ledelsen

•        Pleier å koste mer enn løsninger som kun baserer seg på spørreundersøkelser

•        Kan være vanskelig å gjennomføre i større organisasjoner som allerede har etablerte rutiner

Hvor ofte bør jeg gjennomføre en medarbeiderundersøkelse?

Å finne den riktige rytmen for medarbeiderundersøkelsene dine kan være en prosess som krever at du prøver og feiler litt, og det finnes ikke noe rett eller galt svar på dette spørsmålet. Det kommer an på hvordan det står til i organisasjonen for øyeblikket, hvor de ansatte befinner seg geografisk, daglige gjøremål, hvor etablert ledelsen er, hvilke ressurser man har til rådighet for å endre på ting, osv.

Tidsbegrensede spørreundersøkelser, som erfaringsundersøkelser og utviklingsundersøkelser eller engangsmeningsmålinger, kan sendes ut på bestemte tidspunkter i løpet av en ansatts tid hos selskapet, mens trivselsundersøkelser eller engasjementundersøkelser kan sendes ut når som helst. De to mest vanlige undersøkelsesfrekvensene ligger også i hver sin ende av spekteret: årlige undersøkelser og pulsundersøkelser.

Årlige undersøkelser

Årlige undersøkelser sendes ut én gang i året (noen ganger to) for å samle inn de ansattes tanker om en rekke temaer. Eksempler på emner kan være alt fra onboarding-fasen, vekst og utvikling til ledelsen og trivsel på arbeidsplassen.

Pulsundersøkelser

Pulsundersøkelser er mikroundersøkelser som hovedsakelig består av ett til fem spørsmål. De sendes ut som en del av en rutine, og med jevne mellomrom. Spørsmålene pleier å dreie seg om noen få, sentrale temaer som organisasjonen ønsker å følge tett. De kan også brukes til å samle informasjon om spesifikke områder som krever oppfølgning. 

Årlige medarbeiderundersøkelser vs. pulsundersøkelser 

Årlige

Puls

Gjennomsnittlig frekvens

Én gang i året

Én gang i uken

Typisk lengde

50–75 spørsmål. Kan ta mellom 2–5 timer å besvare

1–5 spørsmål. Tar som regel mindre enn et minutt å besvare med kommentarer. Tar kun 15 sekunder uten kommentarer.

Kommunikasjonsretning

Kommunikasjonen går mer eller mindre kun én vei. De ansatte sender inn undersøkelsen og venter på å få høre resultatet for hele selskapet.

De fleste pulsundersøkelser gir mulighet for toveiskommunikasjon. Medarbeidere kan tilføye anonyme kommentarer for å starte en åpen samtale.

Hva som måles:

De ansattes tanker rundt de større temaene engasjement og trivsel. Selv om det er tenkt at dataene skal være representative for hele året, kan det hende at resultatene vil være mer eller mindre preget av mer nylige hendelser.

Dette kan være ansattes tanker om spesifikke temaer og emner som påvirker deres produktivitet og trivsel i hverdagen.

Uniformitet

Alle ansatte mottar den samme spørreundersøkelsen på et spesifikt tidspunkt i løpet av året.

Ansatte kan motta spørreundersøkelser på forskjellige tidspunkt i løpet av tiden deres hos bedriften. Dette kan for eksempel gjøres for å samle inn data om onboarding-prosessen.

Data som produseres

Generer raskt enorme mengder data som består av mye tekst. Vanskelig å visualisere.

Genererer en konsistent menge numeriske data hver uke som suppleres med noen kommentarer i fritekst. Lett å visualisere.

Databehandlingstid

Det kan fort ta HR-teamet opptil et par måneder å skille ut de overordnede innsiktene fra alles svar, og å formulere en passende handlingsplan. Denne forsinkelsen kan bety at tilbakemeldingene blir irrelevante.

Rask behandling og respons takket være innhenting i sanntid. Tilbakemeldingen fra de ansatte vil fremdeles være relevant når svaret formuleres.

Anonymitet

Anonymiteten kan svekkes når man ber om mye skriftlig tilbakemelding.

Anonymiteten sikres siden deltagerne har muligheten til å kun svare med tall. 

Hvordan ser den ideelle pulsundersøkelsen ut?

Hvilke faktorer bør tas i betraktning når man skal lage en effektiv medarbeiderundersøkelse? De viktigste tingene å tenke på står nedenfor: 

1. Enkelt oppsett og automatiserte funksjoner: Undersøkelsene bør være lette å sette opp uten (eller med lite) IT-support.

2. E-post-basert eller app-basert: Selvfølgelig vil man ikke at deltagerne skal være nødt til å logge inn på en plattform for å svare på undersøkelsene. De bør havne rett i e-posten eller i en app, og bør kunne besvares i løpet av noen sekunder.

3. Interessante, tankevekkende spørsmål som styrkes av induktiv logikk: Spørsmålene bør gjøre det lettere for de ansatte å svare på en tydelig måte.

4. Lengden på undersøkelsen: Forskning viser et fall på 15 % i svarraten når en undersøkelse består av flere enn 12 spørsmål, og et fall på opptil 40 % når det tar mer enn 10 minutter å fullføre undersøkelsen.

5. Datainnsamling og behandling: Spørreundersøkelsesmekanismen bør samle relevant og konkret informasjon og behandle dataene på en måte som gir deg innsikter som er lette å forstå.

6. Rett frekvens for å unngå undersøkelsestretthet og dårlige data: Relevante spørreundersøkelser med jevne mellomrom er en effektiv måte å få en ekte respons fra målgruppen på. Dette vil gjøre at du kan analysere virkninger over tid, og oppdage mønstre som kan bli problematiske i fremtiden.

7. Mulighet for å svare med kommentarer: Det er viktig at du gir de ansatte en mulighet til å kontekstualisere svarene sine. 

8. Privat tilbakemelding: Få innsikten du trenger ved å stille oppfølgingsspørsmål som er basert på humøret eller svaret til de ansatte. Denne prosessen kan automatiseres ved hjelp av kunstig intelligens som analyserer de ansattes reaksjoner, og sender flere oppfølgingsspørsmål for å komme til bunns i problemet. 

10 essensielle spørsmål til medarbeiderundersøkelsen

Når du velger ut hvilke spørsmål du skal ha med i undersøkelsen din, kan det være nyttig å tenke over hvordan du planlegger å arbeide med dataene for å avdekke mønstre og diagnostisere problemer. Det er viktig at spørsmålene dine fokuserer på spesifikke temaer, og at du stiller dem gjentatte ganger over en gitt tidsperiode. 

Her er 10 eksempler på spørsmål du kan stille i undersøkelsene dine for å samle nyttig innsikt om engasjement og trivsel:

1. Den ansattes «Net Promoter Score»: På en skala fra 1 til 10, hvor sannsynlig er det at du vil anbefale en venn eller bekjent å jobbe i «selskapet ditt»?

2. Engasjement: Ville du lagt inn en betydelig ekstra innsats for at «selskapet ditt» skulle lykkes?

3. Lagånd: Samarbeider du og kollegaene dine godt sammen?

4. Personlig utvikling: Føler du at du lærer og utvikler deg like mye som du forventet å gjøre?

5. Deltagelse: Føler du at du kan påvirke avgjørelser som tas i din avdeling av «selskapet ditt»?

6. Arbeidssituasjon: Føler du at du er fri for at stress påvirker arbeidet ditt i en negativ retning?[MA1] 

7. Autonomi: Føler du at du kan iverksette egne tiltak på jobb?

8. Mening: Oppleves «selskapet ditt» sine verdier som viktige for deg?

9. Lederskap: Hvor fornøyd er du med støtten du får fra din nærmeste overordnede i «selskapet ditt»?

10. Arbeidsglede: Føler du at arbeidet ditt er motiverende?

Hvordan tolke resultatene fra en medarbeiderundersøkelse?

Følg disse 6 stegene for å begynne å analysere resultatene fra en engasjementundersøkelse:

1. Vurder hvor mange det er som har svart: Hva som regnes som en «god» svarprosent er subjektivt – det kommer an på antall deltagere, hvor involverte ledelsen var, hvilken industri det er snakk om osv. Hvis svarprosenten er lavere enn 50 %, kan du prøve å finne ut hva som kunne motivert flere av de ansatte til å delta neste gang. Når det er sagt, bør det fremdeles være frivillig å delta. Useriøse svar vil føre til inkonsistente og unøyaktige data. Fokuser på svar av høy kvalitet fremfor høy kvantitet første gang du sender ut en spørreundersøkelse.

2. Vend stadig tilbake til hensikten bak spørreundersøkelsen og temaene du ville dekke. Hvis det for eksempel er viktig med læring og personlig utvikling i organisasjonen, bør du følge nøye med på hvordan spørsmålene knyttet til personlig utvikling besvares. Dette kan for eksempel være spørsmål om hvorvidt den ansatte føler at de har fått nok støtte til at de kan prioritere det å tilegne seg nye ferdigheter.

3. Fokuser både på styrker og på ting som kan forbedres: Velg ut de tre spørsmålene som fikk de mest positive svarene, og de tre spørsmålene som fikk de mest negative svarene. Ikke la deg demotivere av at visse spørsmål eller kategorier fikk dårligere resultater enn du forventet. Forsøk å evaluere hvor viktig spørsmålskategorien er, og undersøk hva årsaken til den negative responsen kan være. 

4. Sammenlign dataene: Sammenlign resultatene du fikk på ulike steder og i ulike avdelinger. Det vil hjelpe deg med å oppdage særegne utfordringer og styrker i ulike team. Det vil gi deg et helhetlig innsyn i hvordan det står til med organisasjonen, og hjelpe deg med å opprette et forum hvor de ulike teamene kan kommunisere med hverandre.

5. Kvalitativ analyse: Analyser og filtrer fritekstkommentarene for å bedre forstå hvorfor de ansatte ser situasjonen slik de gjør. Kasia Domanska, som er HR-rådgiver for Bookassist, beskriver sin erfaring med Winningtemps kommentarfunksjon slik:

«Hvis vi får en positiv tilbakemelding fra noen, vil vi kunne ha en samtale om hvordan vi kan fortsette med det som fungerer. Samtidig vil man noen ganger se på kommentarene at det er noe som ikke helt er som det skal. Hvis de ansatte har muligheten til å fortelle deg om både de gode og de dårlige tingene, betyr det at plattformen virker. Det lar oss snevre inn samtalen mot de rette temaene, og dette gjør at vi danner sterkere bånd på arbeidsplassen.»

6. Oppfølgning: Send oppfølgingsspørsmål for å grave dypere i problemene som oppstår. Tren også ledelsen i det å holde teammøter, hvor praktiske løsninger kan drøftes i plenum.

Det kan virke overveldende å skulle gå gjennom svarene på spørreundersøkelsen – spesielt hvis du gjør det manuelt. Det er én ting å sammenligne numeriske data, men å kombinere disse dataene med kvalitative svar for å avdekke mønstre og trekke logiske slutninger kan være svært tidkrevende. Hvis du gjerne skulle hoppet over dette manuelle arbeidet, kan du investere i programvare som segmenterer, analyserer og oppdager ulike tendenser automatisk. 

Hvordan sikrer du at spørreundersøkelsen lykkes?

3 tips til hvordan du kan sørge for at spørreundersøkelsen din lykkes:
1. Få med toppledelsen: Hvis ledelsen ikke er helt med og klare til å høre på og å handle etter det de får høre fra sine ansatte, kan en spørreundersøkelse være noe som gir de ansatte et falskt håp – som senere kan føre til misnøye.  

2. Tren ledelsen: Lederne må oppfordre teamene sine til å delta i spørreundersøkelsen, og holde teammøter for å diskutere resultatene og finne løsninger sammen. Dette vil både bidra til å skape bedre ledere, og til at de ansatte føler at de har en større mulighet til å kjempe for sine synspunkter.

3. Spor utviklingen og presenter resultatene for organisasjonen underveis: Kommuniser resultatene fra de selskapsdekkende undersøkelsene, og fortell om hvordan handlingsplanen ser ut fremover (både på kort og lang sikt). Dette vil gjøre at de ansatte føler at de blir lyttet til, og at tilbakemeldingene deres utgjør en forskjell.

Christer Snäll, Production Service Manager hos Nexans, understreker viktigheten av å dele resultatene med resten av organisasjonen:

‍«Vi har oppnådd en svarprosent på 93 % ved å aktivt presentere resultatene hver uke. Jeg føler at disse diskusjonene, og det å la de ansatte både delta og påvirke samtalen, gjør meg til en bedre sjef. Hele organisasjonen får en opptur som følge av den økte arbeidsgleden, og at de ansattes meninger tas på alvor.»

‍