Så använder Karlstads kommun pulsmätningar för att skapa ett hållbart arbetsliv

Karlstads kommun har gått från en omfattande medarbetarundersökning vartannat år till löpande pulsmätningar med Winningtemp för omkring 8 000 medarbetare. Det har lett till ett aktivt och framåtlutat arbetsmiljöarbete där friskfaktorer får stå i fokus.

Nyckeltal:

→ Pilotprojekt hösten 2023, införande våren 2024
→ 6 av 8 friskfaktorer följs av Winningtemp
→ Pulsmätning varannan eller var fjärde vecka
→ 8000 medarbetare deltar

Utmaning

Den gamla medarbetarundersökningen kom vartannat år i november, med resultat flera månader efter att frågorna ställts.

Lösning

Regelbundna pulsmätningar minst en gång i månaden ger kommunen möjlighet att följa utvecklingen och agera snabbare.

Resultat

Feedback har blivit ett löpande underlag för dialog och uppföljning.

‍

I Karlstads kommun arbetar runt 8 000 medarbetare. Av dessa är drygt 400 chefer. Kristina Lindroth är en av två arbetsmiljöstrateger i kommunen. Hon har varit med i införandet av Winningtemp, som första kommun i landet.

– Vi har bantat ner från 120 mål till tio mål under mandatperioden, varav ett är internt riktat. Just det handlar om att vi ska främja ett hållbart och jämställt arbetsliv, säger Kristina.  

En stor fråga är hur kommunen får in de aspekterna när man jobbar med både arbets- och verksamhetsutveckling.

– Vi jobbar mycket med chefers förutsättningar. Ett annat stort fokus är friskfaktorer. Forskningen kring detta har identifierat ​​​​åtta gemensamma nämnare som kännetecknar organisationer som har låga sjuktal, hög effektivitet och hög kvalitet, säger Kristina.

Exempel på friskfaktorer är delaktighet och inflytande samt kommunikation och återkoppling.

Löpande insikter blev ett lyft för Karlstad

Här kommer pulsmätningarna in som ett verktyg för organisationen.  

Tidigare skickade kommunen ut “en mastodontenkät” (Kristinas ord) i november vartannat år. Men cheferna fick resultaten först i februari eller mars.

– Då upplevde många av cheferna att svaren inte längre var aktuella när det var dags att ta upp det på en APT.

Hon gör en jämförelse med träning och människokroppen.

– Det skulle vara absurt att göra en mätning av hälsan vartannat år och sen lägga upp en träningsplan som skulle gälla i två år – det är inte rimligt. Vi ville löpande kunna få input på hur vi mår i kommunen.

Inför upphandlingen genomförde Karlstads kommun ett pilotprojekt, och när de konkurrerande verktygen sedan utvärderades vann Winningtemp både på pris och funktion.

Så används resultaten i vardagen

Efter införandet, där huvuddelen av kommunen började använda verktyget under våren 2024, fick de olika förvaltningarna själva välja om pulsmätningarna skulle skickas ut varannan eller var fjärde vecka. Oavsett frekvens är målet att följa upp resultaten löpande.

I dialog med Leif Denti, forskaren bakom frågebatteriet, har det visat sig att Karlstad kommun mäter sex av åtta friskfaktorer – medan de två som inte mäts via pulsmätningar arbetas med på andra vis.

Resultaten från pulsmätningarna används på två sätt. Dels för att identifiera vad organisationen behöver fokusera på, dels för att följa upp om insatser som genomförts gör skillnad.

– Antingen är de en hjälp att prioritera eller så är de en hjälp att följa effekterna.

Med pulsmätningarna kan kommunen också använda data för att identifiera samband och prioritera insatser.

– Vi vet att det finns starka statistiska samband mellan kategorierna arbetssituation och autonomi och sjukfrånvaro. Hur kan vi skapa bättre förutsättningar i kvinnodominerade verksamheter där vi behöver ha medarbetare på plats? frågar sig Kristina och fortsätter:

– Där är pulsmätningarna en hjälp i att följa det arbetet och se om det vi gör ger effekt, men också för att kunna ge argument för att göra satsningar.

Ute i verksamheterna används resultaten mycket konkret. I ett fall såg en chef att flera frågor pekade mot samma grundproblem. Med små förändringar och stöd från teamet steg resultaten ​​​​sedan kraftigt.

– Det är häftigt att se hur ganska små saker kan göra stor skillnad i upplevelsen av arbetsmiljön.

Ett årslångt pilotprojekt gällande chefers förutsättningar inom verksamhet Vårdboende har fått stor effekt på pulsmätningarna.

– Vi har gett fler medarbetare tillgång till ett närvarande ledarskap. Det märks både bland medarbetare och chefer. För att nämna ett exempel så har medarbetarnas resultat i frågekatogerin Autonomi ökat med 1,1 punkter. Resultatet för cheferna är motsvarande och ibland ännu starkare.

Från dialog till effekt

I början handlade många frågor från cheferna om hur de skulle komma igång med dialogen. Idag handlar frågorna i större utsträckning om hur arbetet kan ge ännu större effekt.

Nu är Winningtemp ett tydligt verktyg för det löpande arbetsmiljö- och verksamhetsarbetet.

– Pulsmätningar ska inte uppfattas som ett mål i sig. De är ett verktyg för att vi ska kunna göra ett bra jobb och lyckas i vårt uppdrag, säger Kristina Lindroth.

Vill ni ta medarbetarundersökningarna i er kommun till nästa nivå? Se hur Winningtemp kan hjälpa er att gå från mätning till löpande dialog och handling. Boka ett möte med Winningtemp här!