En ny studie visar att vi har fler möten än någonsin. Men de är sällan effektiva. För att vi ska nå framgång tillsammans, krävs det att våra möten är effektiva och engagerande, och att vi inte slösar våra medarbetares tid. Mötesexperten Fredrik Bauer har som vision att rädda världen från trista, ineffektiva möten och här delar han med sig av sina bästa tips.

Efter två år i pandemins tecken har hybridmöten börjat bli en del av vardagen. Och även om vi lär oss hela tiden så är risken stor att de idag inte håller högsta kvalité. Ofta är det teknikstrul med kameror eller mikrofoner, men det är också vanligt att fel personer är på mötet, eller att man inte har ett tydligt syfte.

Återkommande problem kan lätt leda till att man lägger energi på onödiga möten och tappar motivation i sitt övriga arbete. För att vi ska kunna bygga välmående arbetsplatser, krävs det att vår kultur baserad i engagemang och välmående även sprider sig till vår möteskultur. På så sätt kan våra möten bidra med energi och inspiration som tar organisationen framåt på riktigt.

Vi träffade mötesexperten Fredrik Bauer på en Lunch & Learn och i den här artikeln får du veta mer hur våra mötesvanor har förändrats under pandemin, vad du kan göra för att skapa möten som engagerar och hur dina möten kan bidra till en bättre arbetsplats.

Hur har mötesvanorna förändrats under pandemin?

Årets studie jämfördes med resultaten från en liknande studie 2019 och resultaten visade bland annat att:

• Antalet möten har blivit fler
• Många upplever att mötena har mer struktur/uppstyrning idag
• Över 50% av deltagarna är osäkra på vad som bestäms under möten
• Många upplever att möten sällan är effektiva
  

Tyvärr lutar det alltså åt att vi får allt fler möten, som också blir mer strukturerade, men de blir inte mer effektiva. Så vi behöver bli bättre på att se över varför vi har möten och se till att de möten vi bokar har ett tydligt genomtänkt syfte.

Hur får man engagerade deltagare?

För att få engagerade deltagare, krävs det först och främst att rätt personer är med. Tänk till vilka du behöver för att uppnå mötets syfte, och lämna övriga utanför så att de kan fortsätta arbeta ostört och göra skillnad för företaget på sitt håll.

En annan sak du kan göra är att skicka ut underlag innan mötet, så att alla deltagare redan vet om agendan, och snabbt kan engagera sig i samtalet. 

Tänk på att möten är till för att skapa diskussioner, inte monologer, menar Fredrik. Om det bara handlar om att dela ut information, så finns det mycket mer effektiva kanaler för det. Uppmana till diskussion under mötet och gör det lätt för deltagarna att göra sin röst hörd för att öka engagemanget.

Hur får du deltagarna att komma ihåg mötets kärna?

Under själva mötet är det viktigt att du tydliggör när ett beslut fattas. En summering mot slutet hjälper också till att mötesagendan sätts in i minnesbanken. På så sätt kommer deltagarna ihåg det viktigaste ni har sagt, och belöningssystemet i hjärnan triggas.

Vi vill kunna berätta för våra kollegor eller vår familj vad som har bestämts på vårt senaste möte, menar Fredrik. Om vi inte kan det så har inte mötet gett effekt. Det allra bästa du kan göra i slutet av ett möte är att gå ett varv runt bland alla deltagare och själva låta de säga vad de ska göra utifrån det man bestämt på mötet, och när det ska vara gjort.

Borde vi begränsa antalet hybridmöten?

Fredrik menar att det är väldigt svårt att få till effektiva hybridmöten. Tekniken på dagens kontor är inte anpassade för att inkludera personer både på distans och på plats samtidigt. Ofta är det svårt att göra sin röst hörd om du är med digitalt, och de som är med fysiskt har svårt att kommunicera med dig. 

Så fundera på varför du har mötet. Skulle det kunna göras helt digitalt? Eller behöver det egentligen vara 100% fysiskt? Välj vilket sorts möte som passar bäst utifrån syftet.  

Jag tror att vi kommer att värdesätta de fysiska mötena ännu mer än vad vi gjorde innan pandemin. De digitala mötena har blivit normen, och därför behöver vi bygga in mer värde i fysiska möten för att de ska kännas värda att ha. Det är ingen idé att ha ett fysiskt möte som lika gärna skulle kunna vara digitalt. Så våga välj om mötet ska vara digitalt eller fysiskt. 

Lyssna på vår Lunch & Learn med Fredrik Bauer för att ta del av många fler av Fredriks bästa tips för hur du skapar effektiva och engagerande möten!