Förvandla era möten från trista transportsträckor till engagerande diskussioner

by
Cecilia Holmblad
October 20, 2021
3 MIN READ
Förvandla era möten från trista transportsträckor till engagerande diskussioner

En ny studie visar att vi har fler möten än någonsin. Men de är sällan effektiva. För att vi ska nå framgång tillsammans, krävs det att våra möten är effektiva och engagerande, och att vi inte slösar våra medarbetares tid. Mötesexperten Fredrik Bauer har som vision att rädda världen från trista, ineffektiva möten och här delar han med sig av sina bästa tips.

Efter två år i pandemins tecken har hybridmöten börjat bli en del av vardagen. Och även om vi lär oss hela tiden så är risken stor att de idag inte håller högsta kvalité. Ofta är det teknikstrul med kameror eller mikrofoner, men det är också vanligt att fel personer är på mötet, eller att man inte har ett tydligt syfte.

Återkommande problem kan lätt leda till att man lägger energi på onödiga möten och tappar motivation i sitt övriga arbete. För att vi ska kunna bygga välmående arbetsplatser, krävs det att vår kultur baserad i engagemang och välmående även sprider sig till vår möteskultur. På så sätt kan våra möten bidra med energi och inspiration som tar organisationen framåt på riktigt.

Vi träffade mötesexperten Fredrik Bauer på en Lunch & Learn och i den här artikeln får du veta mer hur våra mötesvanor har förändrats under pandemin, vad du kan göra för att skapa möten som engagerar och hur dina möten kan bidra till en bättre arbetsplats.

Hur har mötesvanorna förändrats under pandemin?

Årets studie jämfördes med resultaten från en liknande studie 2019 och resultaten visade bland annat att:

  • Antalet möten har blivit fler
  • Många upplever att mötena har mer struktur/uppstyrning idag
  • Över 50% av deltagarna är osäkra på vad som bestäms under möten
  • Många upplever att möten sällan är effektiva

Tyvärr lutar det alltså åt att vi får allt fler möten, som också blir mer strukturerade, men de blir inte mer effektiva. Så vi behöver bli bättre på att se över varför vi har möten och se till att de möten vi bokar har ett tydligt genomtänkt syfte.

Hur får man engagerade deltagare?

För att få engagerade deltagare, krävs det först och främst att rätt personer är med. Tänk till vilka du behöver för att uppnå mötets syfte, och lämna övriga utanför så att de kan fortsätta arbeta ostört och göra skillnad för företaget på sitt håll.

En annan sak du kan göra är att skicka ut underlag innan mötet, så att alla deltagare redan vet om agendan, och snabbt kan engagera sig i samtalet. 

Tänk på att möten är till för att skapa diskussioner, inte monologer, menar Fredrik. Om det bara handlar om att dela ut information, så finns det mycket mer effektiva kanaler för det. Uppmana till diskussion under mötet och gör det lätt för deltagarna att göra sin röst hörd för att öka engagemanget.

Hur får du deltagarna att komma ihåg mötets kärna?

Under själva mötet är det viktigt att du tydliggör när ett beslut fattas. En summering mot slutet hjälper också till att mötesagendan sätts in i minnesbanken. På så sätt kommer deltagarna ihåg det viktigaste ni har sagt, och belöningssystemet i hjärnan triggas.

Vi vill kunna berätta för våra kollegor eller vår familj vad som har bestämts på vårt senaste möte, menar Fredrik. Om vi inte kan det så har inte mötet gett effekt. Det allra bästa du kan göra i slutet av ett möte är att gå ett varv runt bland alla deltagare och själva låta de säga vad de ska göra utifrån det man bestämt på mötet, och när det ska vara gjort.

Borde vi begränsa antalet hybridmöten?

Fredrik menar att det är väldigt svårt att få till effektiva hybridmöten. Tekniken på dagens kontor är inte anpassade för att inkludera personer både på distans och på plats samtidigt. Ofta är det svårt att göra sin röst hörd om du är med digitalt, och de som är med fysiskt har svårt att kommunicera med dig. 

Så fundera på varför du har mötet. Skulle det kunna göras helt digitalt? Eller behöver det egentligen vara 100% fysiskt? Välj vilket sorts möte som passar bäst utifrån syftet.  

Jag tror att vi kommer att värdesätta de fysiska mötena ännu mer än vad vi gjorde innan pandemin. De digitala mötena har blivit normen, och därför behöver vi bygga in mer värde i fysiska möten för att de ska kännas värda att ha. Det är ingen idé att ha ett fysiskt möte som lika gärna skulle kunna vara digitalt. Så våga välj om mötet ska vara digitalt eller fysiskt. 

Lyssna på vår Lunch & Learn med Fredrik Bauer för att ta del av många fler av Fredriks bästa tips för hur du skapar effektiva och engagerande möten!


MORE INTERESTING READS

Our latest articles

MER INTRESSANT LÄSNING

Våra senaste blogginlägg

Vägen mot en värdestyrd organisation - vår Head of People and Culture berättar
Vägen mot en värdestyrd organisation - vår Head of People and Culture berättar

Winningtemps Head of People and Culture Cecilia Holmblad började på företaget i vintras och har sedan starten haft full upp. Företagets fokus är tillväxt, vilket innebär att såväl rekryteringar som utveckling av ett digitalt pre- och onboardingprogram ligger högt på agendan. Men för att lyckas hålla kvar duktiga talanger är ett parallellt arbete kopplat till att bygga en värderingsstyrd organisation minst lika viktigt.Allt har sitt ursprung i den nya varumärkesplattformen. När den blev klar och det fanns ett tydligt ”why”, en vision och värderingar på plats öppnades dörren för att arbeta mer fokuserat med kultur och värderingar. Resan mot en värderingsstyrd organisation kunde börja och för Cecilia var det ett ganska självklart nästa steg. > Vi brinner för att skapa framgångsrika arbetsplatser och vet att en av de viktigaste byggstenarna för att lyckas med det är att bygga en stark kultur, säger Cecilia.

Hannah Wigren
Hannah Wigren
December 4, 2019
Vad är agil HR i praktiken?
Vad är agil HR i praktiken?

Vi går in i en tid där företags arbetsgivarvarumärke är A och O och hårdvalutan är de talanger som verksamheter lyckas knyta till sig och behålla. Agila arbetsprocesser, tvärfunktionella team och kontinuerligt arbete med medarbetarupplevelsen står högt upp på agendan för många verksamheter. Målet är att öka engagemanget, effektiviteten och lojaliteten hos medarbetare. I detta arbete har HR, med sitt unika helikopterperspektiv, en väsentlig roll. Vi ska förklara vad agil HR innebär i praktiken och hur ledarskapet påverkas av ett agilt arbetssätt.I en värld där allt går snabbare behöver organisationer implementera nya arbetsprocesser för att bibehålla sin konkurrenskraft. För att uppnå högre effektivitet arbetar många IT-avdelningar utefter ett agilt arbetssätt. Även andra funktioner har börjat ta till sig av den agila läran. Inte bara för att skapa produktivitet, utan också för att attrahera, utveckla och behålla sina medarbetare. Eftersom agilt arbete handlar lika mycket om arbetsprocesser som förhållningssätt och kultur har HR en viktig roll eftersom de mänskliga resurserna är deras expertisområde. ETT AGILT ARBETSSÄTT KRÄVER AGILT LEDARSKAP Att jobba agilt betyder i stora drag: mindre projektgrupper, autonoma medarbetare, täta avstämningar och projektleveranser uppdelade i korta iterationer. Varje del av ett projekt är framtagen utifrån de lärdomar som ett team har fått tillsammans på vägen. Det agila arbetssättet handlar även om att medarbetarna utövar självledarskap och därigenom driver projekten själva. Det finns därmed inget behov av ledare som pekar med hela handen. Tvärtom. Teamen säkerhetsställer att de är sammansatta med rätt kompetens, agerar efter transparenta mål och om det kör ihop sig så behöver de en ledare som bidrar med kunskap och stöttning. Ledare behöver därmed inta en coachande roll där deras huvudmål är att ge förutsättningar för de självständiga teamen att prestera på topp.Det agila ledarskapet kräver en hög närvaro bland medarbetarna. Ledaren bör alltid finnas tillgänglig, ha örat mot medarbetarna och prioritera sin arbetstid kopplat till deras behov. Detta är ett stort ansvar för en ledare att axla på egen hand. Det innebär att ledaren måste ha förmågan och tiden att snappa upp känslan i teamet och bland medarbetarna. De måste också finnas tid för samtal och avstämningar. Om chefen blir uppbundna i möten, har långa svarstider och blir tvungna att ställa in avstämningar och medarbetarsamtal blir ledaren en stoppkloss och teamet tappar fart. Det kan också leda till att medarbetaren inte känner sig sedd och upplever en osäkerhet kring företagets riktning.

Hannah Wigren
Hannah Wigren
October 24, 2019
5 olika typer av medarbetarsamtal - och när du ska hålla vart och ett
5 olika typer av medarbetarsamtal - och när du ska hålla vart och ett

Medarbetarsamtal kan kännas svåra. Vad för typer av medarbetarsamtal ska du hålla? Och när håller du vart och ett? Samtidigt är medarbetarsamtal så otroligt viktiga. Du för dialog med dina medarbetare, mottar deras feedback och får dem att känna sig delaktiga.Nyfiken på 5 typer av medarbetarsamtal som hjälper dig skapa ett engagerat team? Läs vidare! HUR ONE-ON-ONES HJÄLPER DIG BYGGA EN VÄLMÅENDE ORGANISATION One-on-ones är ett måste för en välmående arbetsplats. Varför då?Jo, en undersökning av 20000 medarbetare som publicerades i Forbes visar betydelsen väldigt konkret. One-on-ones som hålls varannan vecka minskar risken för att medarbetare känner sig utbrända med hela 84%.Men endast 51% av medarbetare säger att deras arbetsgivare är bra på att lyssna på dem. Samtidigt, när företag är aktiva, tar i bruk olika metoder och lyssnar på medarbetare ofta höjs medarbetarengagemanget med 1250%.Utöver det här säger

Camilla Hällström
Camilla Hällström
December 11, 2020
GET A SHORT WALK-THROUGH - EXPLORE WINNINGTEMP

Join thousands of motivated users to create an engaged and profitable workplace

FÅ EN GENOMGÅNG AV WINNINGTEMP IDAG!

Skapa en välmående och engagerad arbetsplats där alla driver resultat

FÅ EN GJENNOMGANG AV WINNINGTEMP I DAG!

Skap en velfungerende og engasjert arbeidsplass der alle bidrar til gode resultater