Utmaningar för HR under coronakrisen: Skapa en effektiv arbetsplats med en hybrid modell

I och med coronapandemin har företag och organisationer tagit i bruk helt nya sätt att arbeta på. Förändringar som man trodde att skulle ta årtionden att genomföra har nu blivit verklighet på ett fåtal månader. Antalet medarbetare som arbetar hemifrån har stigit med 46% sedan coronakrisen tog fart.Pandemin och krisen är inte över, men allt fler företag ger grönt ljus för att jobba på kontor igen. Medarbetare som återvänder till arbetsplatsen och hybrida lösningar innebär nya utmaningar för HR, såsom att säkra arbetsprestation och -trivsel.Så här löser du dem och skapar en effektiv arbetsplats!

Hur förändrar coronakrisen arbetsplatser?

När covid-19 bröt ut under 2020 blev fokuset hos många arbetsgivare att klara av krisen där och då. Coronapandemin har varit verklighet i flera månader och företag börjar sikta in sig på återhämtning.Nu handlar det om att återgå till det “nya normala”. Ett är säkert - sättet vi arbetar på kommer att förändras och HR-chefer kommer att behöva tackla de här utmaningarna i sina respektive företag för att trygga en effektiv arbetsplats.HR:s roll kommer också att förändras. HR är nu den ledande kraften i att styra företag mot nya arbetsmodeller. Vad innebär det? Jo, att HR-chefer måste axla agila och digitala arbetssätt för att klara av utmaningarna. De här utmaningarna inkluderar:

1. Skifta till en hybrid arbetsmodell

Medarbetare har börjat återvända till kontoret, medan andra ännu jobbar hemifrån.Flera stora techbolag, såsom Facebook och Spotify, tillämpar distansarbete fram till och under år 2021. En utredning av Evening Standard visar att medan flera FTSE 100-företag i Storbritannien har en del arbetstagare på kontor har långt ifrån alla medarbetare återvänt. Twitter har gått ut med att säga att arbetstagare fortsättningsvis alltid kan jobba hemifrån, även efter pandemin.Kontor sågs innan krisen ofta som oersättliga för produktivitet och samhörighet. Men såsom Jes Staley, VD för banken Barclay, säger, “Tanken att fösa in 7000 personer i en byggnad kan vara föråldrad”.Enligt McKinsey vill 80% av anställda jobba hemifrån. 41% säger att de är mer produktiva då de arbetar hemma. Hybridmodellen, d.v.s. att låta anställda välja var de jobbar, kan i framtiden vara en självklarhet för fler företag.

Distansarbete kan vara fullt av utmaningar

Samtidigt har experiment med hybridmodellen inte alltid gått vägen. År 2013 avslutade både Yahoo! och HP sina distansarbetspolicys för att de inte fungerade som förväntat.Företag måste komma på sätt att möta utmaningar såsom uppbyggandet av tillit och skapandet av en företagskultur för att modellen ska fungera.För HR blir utmaningen att besluta vilka medarbetare som måste vara på plats på kontoret och vem som kan arbeta helt eller delvis på distans. Dessutom måste adekvata arbetsredskap och -processer tas i bruk.

Lösningar för att lägga upp en hybrid modell

Hur väljer då du på HR om och hur ni implementerar en hybrid modell som fungerar?Här gäller det att lyssna på dina medarbetare. Är de oroliga för att arbeta på kontor på grund av smittorisken? Är det praktiskt lättare för dem att jobba hemifrån?Att ge medarbetare möjligheten att välja var de arbetar kan vara en viktig del av att öka deras tillit och arbetsnöjdhet. Och ifall arbetstagare måste vara på plats på kontoret av en eller annan anledning, följ upp på vilka förändringar de önskar för att känna sig trygga.Nästa steg är att kommunicera öppet och göra det lätt för medarbetare att ge feedback. Du behöver inte ha alla svar, men berätta för dina medarbetare att du jobbar på en lösning. (Förändringar innebär alltid nya lärdomar så ta vara på möjligheten att skapa en ännu effektivare arbetsplats!)Håll avstämningar med dina medarbetare för att följa upp på trivseln och organisera virtuella team-möten där medarbetarna kan bygga samhörighet.Du kan enkelt skapa medarbetarundersökningar med Winningtemps program och sedan följa upp på resultaten för att fatta hållbara beslut.

2. Trygga medarbetarnas hälsa och välmående

Enligt McKinsey föll européernas livstillfredsställelse till den lägsta nivån sedan år 1980 under coronapandemin - och Europa toppar alltjämt listorna för livstillfredsställelse. Allt fler känner sig ensamma och kämpar med sitt mående. För HR-avdelningar innebär detta att ett större fokus riktas mot medarbetarnas hälsa och välmående.Regelverk och rekommendationer gällande social distansering och hygienregler är nu ett måste på flera arbetsplatser runtom i världen. Företag bör dessutom tillämpa riktlinjer för hur de ska handskas med eventuella utbrott av coronaviruset.För att medarbetare ska kunna prestera optimalt ska man ta i beaktande problem som uppstår på grund av distansarbete, såsom ensamhet.En bra strategi du kan använda är att följa upp på medarbetarnas mående och motverka känslor av ensamhet, utbrändhet och utanförskap.Vårt eget verktyg hjälper dig att samla in denna data. Du kan på basis av dina uppföljningar till exempel låta medarbetare tala med en terapeut eller arbetslivscoach och styra upp event för ditt team.

3. Skapa nya sätt att arbeta på

Coronakrisen ger gott om rum för nytänk. I början på krisen tog företag helt enkelt sina tidigare processer och implementerade dem virtuellt, men nu får allt fler HR-chefer tänka om.Hur kan processer återskapas för digitala verktyg? Till exempel kan innovationsmöten gå från brainstormingmöten till att idéer delas digitalt innan man möts på videokonferens.Därtill kommer digitala arbetslösningar att integreras med det fysiska arbetet.Ta till exempel ett möte där en del av medarbetarna är på plats i mötesrummet och en del deltar via videokonferens. Här kan HR sätta upp tydliga riktlinjer för hur arbetet ska fortlöpa smidigt.Och sist men inte minst - om det var något som coronakrisen visade var det att både arbetsgivare och arbetstagare har potential att uppnå mycket mer än vad som tidigare förväntats av dem.Hur kan detta momentum nyttjas för en effektiv arbetsplats? För HR gäller det att tydligt kommunicera förändringarna med medarbetarna. Ge dem de verktyg de behöver för att lyckas och sätt upp målsättningar som reflekterar deras potential.

4. Använd data för att följa upp på prestation och engagemang

Enligt Gartner har allt fler arbetsgivare börjat använda sig av data för att skapa en effektiv arbetsplats. En analys av företaget visar att 16% av arbetsgivare använder teknologi för att optimera produktivitet, samt medarbetarengagemang och välmående.I och med en hybrid modell blir det allt viktigare att förstå hur arbetstagare mår och vad de tycker om sin arbetsplats - oberoende av om de arbetar på distans eller på kontor.Det här är något som vi på Winningtemp förespråkat innan covid-19-krisen. Med vår AI-baserade plattform kan du ta tempen på dina medarbetare och skapa transparens i organisationen. Du kan även enkelt identifiera problemområden på teamnivå. Något som våra kunder säger är att:

Med Winningtemp kan man snabbt snappa upp hur verksamheten mår på olika parametrar. Den här informationen kan man sedan agera på.

Så, nu vet du vad för utmaningar HR står inför under och efter coronakrisen och hur du kan bemöta dem för en effektiv arbetsplats. Vill du veta mer om hur du kan fortsättningsvis bygga ett välmående och välpresterande företag? Boka en gratis demo idag och prova Winningtemps datadrivna verktyg!